Cockpit Umsetzung Beschaffungsstrategie der Bundesverwaltung

Die Beschaffungsstrategie der Bundesverwaltung («Umsetzungsstrategie des Bundesrates zur Totalrevision des öffentlichen Beschaffungsrechts für die Strategieperiode 2021 – 2030») wurde zeitgleich mit den totalrevidierten öffentlichen Beschaffungserlassen BöB und VöB (Bundesgesetz und Verordnung über das öffentliche Beschaffungswesen) in Kraft gesetzt. Der Bundesrat legt darin sechs Stossrichtungen fest und formuliert damit verbundene, beschaffungsstrategische Zielsetzungen für die Umsetzung der Totalrevision des öffentlichen Beschaffungsrechts aus Sicht der Bundesverwaltung bis 2030.

Die Beschaffungs- und Bedarfsstellen des Bundes sind beauftragt, die Vorgaben der Beschaffungsstrategie im Rahmen ihrer eigenen operativen Ziele für das Beschaffungswesen umzusetzen.

Das «Cockpit Umsetzung Beschaffungsstrategie der Bundesverwaltung» vermittelt im Sinne einer Hilfestellung einen Überblick über die für die Umsetzung der Stossrichtungen zur Verfügung stehenden Hilfsmittel, Instrumente und weiterführenden Informationen. Im zweiten Teil werden allgemeine Umsetzungsmassnahmen aufgezeigt, welche die Umsetzung in den verschiedenen Abschnitten der Beschaffungsverfahren in der Praxis unterstützen können.

Die Beschaffungsstrategie der Bundesverwaltung gibt die folgenden sechs Stossrichtungen vor:

Qualitätsorientierte Beschaffungen
Nachhaltige Beschaffungen
Innovative Beschaffungen
Anbieterfreundliche Beschaffungen
Digitalisierte, standardisierte und benutzerfreundliche Beschaffungsprozesse
Reform der Berichterstattung über das öffentliche Beschaffungswesen

Einleitende Informationen

Der Bundesrat beauftragt die Beschaffungs- und Bedarfsstellen des Bundes, die Vorgaben der Beschaffungsstrategie der Bundesverwaltung in ihren Zuständigkeitsbereichen umzusetzen. Unterstützend hierfür zeigen die Beschaffungskonferenz des Bundes (BKB) und die Koordinationskonferenz der Bau- und Liegenschaftsorgane der öffentlichen Bauherren (KBOB) in ihren gemeinsamen Empfehlungen an die Amtsleitungen zur Umsetzung der Beschaffungsstrategie Massnahmen auf, wie die Umsetzung auf übergeordneter bzw. strategischer Ebene gefördert werden kann.

Das «Cockpit Umsetzung Beschaffungsstrategie der Bundesverwaltung» richtet sich in erster Linie an die operative Ebene und zeigt die pro Stossrichtung zur Verfügung stehenden Hilfsmittel, Instrumente und weiterführenden Informationen auf. Abhängig vom jeweiligen Beschaffungsgegenstand und -verfahren können die referenzierten Informationen für die Umsetzung der verschiedenen Stossrichtung der Beschaffungsstrategie der Bundesverwaltung herangezogen werden.

Das Cockpit ist wie folgt gegliedert: Der erste Teil zeigt die bereitstehenden Hilfsmittel, Instrumente und Informationen, welche die Umsetzung der Stossrichtungen der Beschaffungsstrategie der Bundesverwaltung unterstützen können. Im zweiten Teil werden allgemeine Umsetzungsmassnahmen für die verschiedenen Abschnitte des Beschaffungsverfahrens aufgezeigt.

Ein zentrales Ziel der Totalrevision des öffentlichen Beschaffungsrechts war mitunter auch die Harmonisierung der Beschaffungsordnungen von Bund und den subföderalen Ebenen (→ siehe dazu auch die Interkantonale Vereinbarung über das öffentliche Beschaffungswesen (IVöB)). Das Cockpit verweist daher punktuell auch auf Hilfsmittel und Informationen, welche in Zusammenarbeit mit den subföderalen Ebenen erstellt worden sind. Von zentraler Bedeutung für die Fortsetzung der Harmonisierung in der Umsetzung der totalrevidierten Beschaffungserlasse ist der gemeinsame Beschaffungsleitfaden TRIAS.

Erster Teil

1. Allgemeine Informationen und Grundlagen

Allgemeine Grundlagen
Beschaffungsstrategie der Bundesverwaltung Allgemeine Informationen zur Beschaffungsstrategie Gemeinsamer Beschaffungsleitfaden der föderalen Ebenen - TRIAS
Rechtliche Grundlagen
Bundesgesetz über das öffentliche Beschaffungswesen (BöB) Verordnungsüber das öffentliche Beschaffungswesen (VöB) Verordnung über die Organisation des öffentlichen Beschaffungswesens des Bundes (Org-VöB) Verordnung über das Immobilienmanagement und die Logistik des Bundes (VILB) Interkantonale Vereinbarung über das öffentliche Beschaffungswesen (IVöB)
Allgemein relevante Informationen
Faktenblatt «Neue Vergabekultur – Qualitätswettbewerb, Nachhaltigkeit und Innovation im Fokus des revidierten Vergaberechts» Beschaffungsplattform der Bundesverwaltung Wissensplattform nachhaltige öffentliche Beschaffung (WöB) Guide romand pour les marchés publics KBOB-Musterverträge und Dokumentensammlungen Hilfsmittel und Vorlagen des Kompetenzzentrums Beschaffungswesen Bund KBB Empfehlungen für die Beschaffungsstellen und die Bau- und Liegenschaftsorgane des Bundes «Förderung der Mehrsprachigkeit im öffentlichen Beschaffungswesen»
Empfehlungen zur Umsetzung der Beschaffungsstrategie auf Führungsebene
Empfehlungen der BKB / KBOB für die Amtsleitungen der Beschaffungs- und Bedarfsstellen zur Umsetzung der Beschaffungsstrategie der Bundesverwaltung Anhang 1: Empfehlungen der KBOB und der BKB für die Amtsleitungen zur Umsetzung der Beschaffungsstrategie
Informationen zum Monitoring «Umsetzung der Beschaffungsstrategie der Bundesverwaltung»
Wegleitung «Monitoring Umsetzung Beschaffungsstrategie»
Aus- und Weiterbildungsangebote im öffentlichen Beschaffungswesen
Aus- und Weiterbildungsangebot öffentliches Beschaffungswesen KBB und KBOB Interessengemeinschaft eidgenössische Abschlüsse öffentliche Beschaffung (IAöB)

2. Überblick über die zur Verfügung stehenden Hilfsmittel, Instrumente und weiterführenden Informationen pro Stossrichtungen

Stossrichtung 1: Qualitätsorientierte Beschaffungen

I) Beschaffungsstrategische Zielsetzungen

Ziele gemäss der Beschaffungsstrategie der Bundesverwaltung
Bauleistungen, Güter und Dienstleistungen werden gestützt auf angemessene und geeignete qualitative Anforderungen vergeben. Bei der Angebotsbewertung stehen vermehrt die Qualitätsmerkmale einer Leistung im Zentrum. Bei der Beschaffung von nicht standardisierten Leistungen nehmen die Beschaffungs- und Bedarfsstellen neben dem Preiskriterium immer geeignete qualitätsbezogene Zuschlagskriterien auf und messen den Qualitätsmerkmalen einer Leistung einen angemessen hohen Stellenwert bei. Die Beschaffungs- und Bedarfsstellen nutzen den ihnen zur Verfügung stehenden Handlungsspielraum und wählen geeignete Kriterien, welche den Eigenheiten des jeweiligen Beschaffungsgegenstandes entsprechend Rechnung tragen. Dies soll eine differenzierte und angemessene Bewertung der Qualitätsmerkmale ermöglichen.

Ziele gemäss der Beschaffungsstrategie der Bundesverwaltung

Bauleistungen, Güter und Dienstleistungen werden gestützt auf angemessene und geeignete qualitative Anforderungen vergeben. Bei der Angebotsbewertung stehen vermehrt die Qualitätsmerkmale einer Leistung im Zentrum.
Bei der Beschaffung von nicht standardisierten Leistungen nehmen die Beschaffungs- und Bedarfsstellen neben dem Preiskriterium immer geeignete qualitätsbezogene Zuschlagskriterien auf und messen den Qualitätsmerkmalen einer Leistung einen angemessen hohen Stellenwert bei.
Die Beschaffungs- und Bedarfsstellen nutzen den ihnen zur Verfügung stehenden Handlungsspielraum und wählen geeignete Kriterien, welche den Eigenheiten des jeweiligen Beschaffungsgegenstandes entsprechend Rechnung tragen. Dies soll eine differenzierte und angemessene Bewertung der Qualitätsmerkmale ermöglichen.

II) Für die Stossrichtung relevante Informationen, Hilfsmittel und Instrumente

Kerninformationen
Faktenblatt «Neue Vergabekultur – Qualitätswettbewerb, Nachhaltigkeit und Innovation im Fokus des revidierten Vergaberechts» TRIAS-Faktenblatt «Zuschlagskriterien»
Weiterführende Informationen
Allgemein BKB Empfehlungen Nachhaltige Beschaffung Wissensplattform nachhaltige öffentliche Beschaffung (WöB) TRIAS-Faktenblatt «Dialog» EFD-Weisungen über die Wettbewerbs- und die Studienauftragsverfahren Guide romand «Merkmale der Wettbewerbe und des Studienauftrags» BKB & KBOB Faktenblatt «Umgang mit ungewöhnlich niedrig erscheinenden Angeboten»
Güter- und Dienstleitungs-spezifisch BKB-Leitfaden: Öffentliche Beschaffungen mit Dialog KBB - Anleitung funktionale Ausschreibung KBB - Merkblatt Eignungskriterien und technische Spezifikationen KBB - Merkblatt Marktabklärung Aufzeichnung der Spezialveranstaltung des KBB zu den Themen: Funktionale Ausschreibungen, Varianten, Dialog, Wettbewerbsverfahren Vorlagen und Hilfsmittel des KBB zur Erstellung von Ausschreibungsunterlagen
Bau-spezifisch KBOB-Leitfaden zur Beschaffung von Gesamtleistungen KBOB-Leitfaden Durchführung von Wettbewerbs- und Studienauftragsverfahren KBOB-Leitfaden Öffentliche Beschaffungen mit Dialog für Planungs- und Werkleistungen im Baubereich KBOB-Leitfaden zur Beschaffung von Leistungen in der Objektbewirtschaftung inkl. Anhang Anhang 1 zum Leitfaden zur Beschaffung von Leistungen in der Objektbewirtschaftung: Zuschlagskriterien – Auswahl, Umsetzung, Gewichtung und Bewertung KBOB-Leitfaden zur Beschaffung von Planerleistungen Anhang 1: Zuschlagskriterien – Auswahl und Bewertung Anhang 2: Faktenblatt für Pilotprojekte des Bundes betreffend die Zuschlagskriterien «Verlässlichkeit des Preises» und «Plausibilität des Angebotes» (Art. 29 Abs. 1 BöB 2019) KBOB-Leitfaden zur Beschaffung von Werkleistungen Anhang 1: Zuschlagskriterien – Auswahl und Bewertung Anhang 2: Faktenblatt für Pilotprojekte des Bundes betreffend die Zuschlagskriterien «Verlässlichkeit des Preises» und «Plausibilität des Angebotes»

Stossrichtung 2: Nachhaltige Beschaffungen

I) Beschaffungsstrategische Zielsetzungen

Ziele gemäss der Beschaffungsstrategie der Bundesverwaltung
Die öffentlichen Mittel werden im Rahmen der öffentlichen Beschaffungen wirtschaftlich sowie volkswirtschaftlich, ökologisch und sozial nachhaltig eingesetzt. Die beschafften Leistungen genügen über ihren gesamten Lebenszyklus betrachtet hohen wirtschaftlichen, ökologischen und sozialen Anforderungen. Die Beschaffungs- und Bedarfsstellen berücksichtigen die Nachhaltigkeitsaspekte entlang des gesamten Beschaffungsablaufs. Die Beschaffungs- und Bedarfsstellen formulieren in der Regel geeignete, auf den jeweiligen Beschaffungsgegenstand zutreffende, nachhaltigkeitsorientierte technische Spezifikationen, Eignungs- und Zuschlagskriterien.

Ziele gemäss der Beschaffungsstrategie der Bundesverwaltung

Die öffentlichen Mittel werden
im Rahmen der öffentlichen Beschaffungen wirtschaftlich sowie
volkswirtschaftlich, ökologisch und sozial nachhaltig eingesetzt.
Die beschafften Leistungen
genügen über ihren gesamten Lebenszyklus betrachtet hohen wirtschaftlichen,
ökologischen und sozialen Anforderungen.
Die Beschaffungs- und
Bedarfsstellen berücksichtigen die Nachhaltigkeitsaspekte entlang des gesamten
Beschaffungsablaufs.
Die Beschaffungs- und Bedarfsstellen
formulieren in der Regel geeignete, auf den jeweiligen Beschaffungsgegenstand zutreffende,
nachhaltigkeitsorientierte technische Spezifikationen, Eignungs- und
Zuschlagskriterien.

II) Für die Stossrichtung relevante Informationen, Hilfsmittel und Instrumente

Kerninformationen
Faktenblatt «Neue Vergabekultur – Qualitätswettbewerb, Nachhaltigkeit und Innovation im Fokus des revidierten Vergaberechts» BKB Empfehlungen Nachhaltige Beschaffung Wissensplattform nachhaltige öffentliche Beschaffung (WöB)
Weiterführende Informationen
Allgemein Faktenblatt zur Anwendung der Relevanzmatrix BKB-Faktenblatt Berücksichtigung der Umweltauswirkungen von Transporten TRIAS-Faktenblatt «Nachhaltigkeit» TRIAS-Faktenblatt «Zuschlagskriterien» TRIAS-Faktenblatt «Dialog» TRIAS-Faktenblatt «Standardisierte Leistungen» EFD-Weisungen über die Wettbewerbs- und die Studienauftragsverfahren Guide romand «Merkmale der Wettbewerbe und des Studienauftrags»
Güter- und Dienstleitungs-spezifisch BKB Empfehlungen Nachhaltige Beschaffung BKB Leitsätze für die nachhaltige Beschaffung von Gütern und Dienstleistungen BKB-Leitfaden Öffentliche Beschaffungen mit Dialog KBB - Merkblatt Eignungskriterien und technische Spezifikationen BKB Faktenblatt «Lebenszykluskosten: Begriffsklärung und Einsatzmöglichkeiten bei öffentlichen Beschaffungen von Gütern und Dienstleistungen» BKB Leitfaden «Kreislauffähige Beschaffung - Für den strategischen Einkauf und nachhaltigkeitsinteressierte Beschaffende» Aufzeichnung der Spezialveranstaltung des KBB zu den Themen: Funktionale Ausschreibungen, Varianten, Dialog, Wettbewerbsverfahren
Bau-spezifisch KBOB-Cockpit: Nachhaltiges Immobilienmanagement KBOB-Leitsätze und Faktenblätter zur Thematik «Nachhaltiges Immobilienmanagement» KBOB-Empfehlungen "Nachhaltiges Immobilienmanagement" KBOB-Leitfaden zur Beschaffung von Gesamtleistungen KBOB-Leitfaden Durchführung von Wettbewerbs- und Studienauftragsverfahren KBOB-Leitfaden Öffentliche Beschaffungen mit Dialog für Planungs- und Werkleistungen im Baubereich KBOB-Leitfaden zur Beschaffung von Leistungen in der Objektbewirtschaftung inkl. Anhang Anhang 1 zum Leitfaden zur Beschaffung von Leistungen in der Objektbewirtschaftung: Zuschlagskriterien – Auswahl, Umsetzung, Gewichtung und Bewertung KBOB-Leitfaden zur Beschaffung von Planerleistungen Anhang 1: Zuschlagskriterien – Auswahl und Bewertung Anhang 2: Faktenblatt für Pilotprojekte des Bundes betreffend die Zuschlagskriterien «Verlässlichkeit des Preises» und «Plausibilität des Angebotes» (Art. 29 Abs. 1 BöB 2019) KBOB-Leitfaden zur Beschaffung von Werkleistungen Anhang 1: Zuschlagskriterien – Auswahl und Bewertung Anhang 2: Faktenblatt für Pilotprojekte des Bundes betreffend die Zuschlagskriterien «Verlässlichkeit des Preises» und «Plausibilität des Angebotes» KBOB-Faktenblatt SNBS 2.1 Hochbau KBOB-Faktenblatt SNBS Infrastruktur KBOB-Empfehlung 2021/2 Nachhaltiges Beschaffen im Bau - Teil Infrastruktur KBOB-Empfehlung 2020/1 Nachhaltiges Bauen mit Holz KBOB-Empfehlung 2020/3 Holzbau in der Immobilienstrategie Ökobilanzdaten im Baubereich Empfehlung 2008/1:2017 Nachhaltiges Bauen in Planer- und Werkverträgen KBOB-Empfehlung 2019/1 Versickerung und Retention von Niederschlagswasser im Liegenschaftsbereich KBOB-Podcast zum Thema Nachhaltigkeit gemäss dem totalrevidierten Beschaffungsrecht Empfehlung Nachhaltiges Beschaffen im Bau – Teil Hochbau

Stossrichtung 3: Innovative Beschaffungen

I) Beschaffungsstrategische Zielsetzungen

Ziele gemäss der Beschaffungsstrategie der Bundesverwaltung
Die Beschaffung innovationsorientierter Lösungen wird gefördert. Bereits im Rahmen der Bedarfsdefinition wird geprüft, ob Realisierungsvarianten bestehen, bei welchen innovative Lösungen nutzbringend erscheinen. Innovation wird in den Beschaffungsverfahren nachgefragt. Die Beschaffungs- und Bedarfsstellen wählen und gestalten Beschaffungsverfahren so aus, dass Raum für innovative Lösungen besteht. Sie wählen Kriterien, welche innovative Leistungen begünstigen. Die Beschaffung von besonders nachhaltigen und ressourcenschonenden Leistungen wird mit innovativen Beschaffungen aktiv unterstützt.

Ziele gemäss der Beschaffungsstrategie der Bundesverwaltung

Die Beschaffung innovationsorientierter Lösungen wird gefördert. Bereits im Rahmen der Bedarfsdefinition wird geprüft, ob Realisierungsvarianten bestehen, bei welchen innovative Lösungen nutzbringend erscheinen.
Innovation wird in den Beschaffungsverfahren nachgefragt. Die Beschaffungs- und Bedarfsstellen wählen und gestalten Beschaffungsverfahren so aus, dass Raum für innovative Lösungen besteht.
Sie wählen Kriterien, welche innovative Leistungen begünstigen.
Die Beschaffung von besonders nachhaltigen und ressourcenschonenden Leistungen wird mit innovativen Beschaffungen aktiv unterstützt.

II) Für die Stossrichtung relevante Informationen, Hilfsmittel und Instrumente

Kerninformationen
Faktenblatt «Neue Vergabekultur – Qualitätswettbewerb, Nachhaltigkeit und Innovation im Fokus des revidierten Vergaberechts» Wissensplattform nachhaltige öffentliche Beschaffung (WöB) BKB Empfehlungen Nachhaltige Beschaffung EFD-Weisungen über die Wettbewerbs- und die Studienauftragsverfahren TRIAS-Faktenblatt «Zuschlagskriterien» TRIAS-Faktenblatt «Nachhaltigkeit» TRIAS-Faktenblatt «Dialog» TRIAS-Faktenblatt «Standardisierte Leistungen» Guide romand «Merkmale der Wettbewerbe und des Studienauftrags»
Weiterführende Informationen
Güter- und Dienstleitungs-spezifisch: BKB Leitsätze für die nachhaltige Beschaffung von Gütern und Dienstleistungen BKB-Leitfaden: Öffentliche Beschaffungen mit Dialog Aufzeichnung der Spezialveranstaltung des KBB zu den Themen: Funktionale Ausschreibungen, Varianten, Dialog, Wettbewerbsverfahren KBB - Anleitung funktionale Ausschreibung KBB – Vorlage Dialogvereinbarung KBB – Merkblatt Vergütung im Dialog Diverse Vorlagen und Hilfsmittel des KBB zur Erstellung von Ausschreibungsunterlagen
Bau-spezifisch KBOB-Leitfaden Durchführung von Wettbewerbs- und Studienauftragsverfahren KBOB-Leitfaden Öffentliche Beschaffungen mit Dialog für Planungs- und Werkleistungen im Baubereich KBOB-Leitfaden zur Beschaffung von Gesamtleistungen KBOB-Leitfaden Durchführung von Wettbewerbs- und Studienauftragsverfahren KBOB-Leitfaden zur Beschaffung von Leistungen in der Objektbewirtschaftung inkl. Anhang Anhang 1 zum Leitfaden zur Beschaffung von Leistungen in der Objektbewirtschaftung: Zuschlagskriterien – Auswahl, Umsetzung, Gewichtung und Bewertung KBOB-Leitfaden zur Beschaffung von Planerleistungen Anhang 1: Zuschlagskriterien – Auswahl und Bewertung Anhang 2: Faktenblatt für Pilotprojekte des Bundes betreffend die Zuschlagskriterien «Verlässlichkeit des Preises» und «Plausibilität des Angebotes» (Art. 29 Abs. 1 BöB 2019) KBOB-Leitfaden zur Beschaffung von Werkleistungen Anhang 1: Zuschlagskriterien – Auswahl und Bewertung Anhang 2: Faktenblatt für Pilotprojekte des Bundes betreffend die Zuschlagskriterien «Verlässlichkeit des Preises» und «Plausibilität des Angebotes» KBOB Faktenblatt zum nachhaltigen Immobilienmanagement «Innovation»

Stossrichtung 4: Anbieterfreundliche Beschaffungen

I) Beschaffungsstrategische Zielsetzungen

Ziele gemäss der Beschaffungsstrategie der Bundesverwaltung
Anbietende, insbesondere auch KMU, können vereinfacht Angebote einreichen, weil die Beschaffungsbehörden die von Bund und Kantonen schweizweit harmonisierten Beschaffungsordnungen auch möglichst harmonisiert anwenden. Die Beschaffungsbehörden gestalten die Beschaffungsverfahren in der Regel so, dass auch KMU die Möglichkeit haben, daran teilzunehmen. Die Beschaffungs- und Bedarfsstellen setzen sich aktiv dafür ein, die Beschaffungsverfahren nach Möglichkeit anbietergerecht auszugestalten und den administrativen Aufwand gering zu halten.

Ziele gemäss der Beschaffungsstrategie der Bundesverwaltung

Anbietende, insbesondere auch KMU, können vereinfacht Angebote einreichen, weil die Beschaffungsbehörden die von Bund und Kantonen schweizweit harmonisierten Beschaffungsordnungen auch möglichst harmonisiert anwenden.
Die Beschaffungsbehörden gestalten die Beschaffungsverfahren in der Regel so, dass auch KMU die Möglichkeit haben, daran teilzunehmen.
Die Beschaffungs- und Bedarfsstellen setzen sich aktiv dafür ein, die Beschaffungsverfahren nach Möglichkeit anbietergerecht auszugestalten und den administrativen Aufwand gering zu halten.

II) Für die Stossrichtung relevante Informationen, Hilfsmittel und Instrumente

Allgemein

Stossrichtung 5: Digitalisierte, standardisierte und benutzerfreundliche Beschaffungsprozesse

I) Beschaffungsstrategische Zielsetzung

Ziele gemäss der Beschaffungsstrategie der Bundesverwaltung
Die Beschaffungsprozesse werden bundintern harmonisiert sowie standardisiert, sind effizient und folgen einem digitalisierten sowie anwenderfreundlichen Workflow. Die Beschaffungs- und Bedarfsstellen des Bundes steuern den Beizug von wichtigen Lieferanten mit einem bundesweiten und systemisch eingebundenen Lieferantenmanagement. Die Beschaffungs- und Bedarfsstellen fördern die digitale Zusammenarbeit innerhalb der Bundesverwaltung und mit den Anbietenden. Die Delegationskompetenzen werden unter Einhaltung der geltenden Voraussetzungen situationsgerecht genutzt.

Ziele gemäss der Beschaffungsstrategie der Bundesverwaltung

Die Beschaffungsprozesse werden bundintern harmonisiert sowie standardisiert, sind effizient und folgen einem digitalisierten sowie anwenderfreundlichen Workflow.
Die Beschaffungs- und Bedarfsstellen des Bundes steuern den Beizug von wichtigen Lieferanten mit einem bundesweiten und systemisch eingebundenen Lieferantenmanagement.
Die Beschaffungs- und Bedarfsstellen fördern die digitale Zusammenarbeit innerhalb der Bundesverwaltung und mit den Anbietenden.
Die Delegationskompetenzen werden unter Einhaltung der geltenden Voraussetzungen situationsgerecht genutzt.

II) Für die Stossrichtung relevante Informationen, Hilfsmittel und Instrumente

Allgemein
Harmonisierte Beschaffungslösung Bund (HBB) - Informationsseite Empfehlungen «Wertgrenzen zur Anwendung der harmonisierten Beschaffungslösung Bund (HBB)» DTI Einsatzrichtlinien - «E018 - Einsatz und Validierung von elektronischen Signaturen in PDF-Dokumenten» BKB & KBOB Merkblatt «Einsatz von elektronischen Signaturen für den Abschluss von Beschaffungsverträgen»
Bau-spezifisch:
KBOB-Empfehlungen zum Umgang mit BIM KBOB-Faktenblatt «Umgang mit digitalen Daten bei der Anwendung von BIM in Planungs- und Bauprojekten» Vertragsbeilage «Anwendung der Methode BIM im Hochbau bei Generalplanermandaten» Vertragsbeilage «Anwendung der Methode BIM im Infrastruktur- und Tiefbau»

Stossrichtung 6: Reform der Berichterstattung über das öffentliche Beschaffungswesen

I) Beschaffungsstrategische Zielsetzungen

Ziele gemäss der Beschaffungsstrategie der Bundesverwaltung
Die Berichterstattung über das öffentliche Beschaffungswesen ist klar, stringent und erfolgt periodisch. Die verschiedenen bestehenden Berichte und Instrumente werden künftig reduziert und zusammengeführt. Das Beschaffungscontrolling dient in diesem Zusammenhang nicht nur als Instrument für die Berichterstattung, sondern auch als Instrument der strategischen Steuerung und der Führungsunterstützung.

Ziele gemäss der Beschaffungsstrategie der Bundesverwaltung

Die Berichterstattung über das öffentliche Beschaffungswesen ist klar, stringent und erfolgt periodisch.
Die verschiedenen bestehenden Berichte und Instrumente werden künftig reduziert und zusammengeführt.
Das Beschaffungscontrolling dient in diesem Zusammenhang nicht nur als Instrument für die Berichterstattung, sondern auch als Instrument der strategischen Steuerung und der Führungsunterstützung.

II) Für die Stossrichtung relevante Informationen, Hilfsmittel und Instrumente

Allgemein
Wegleitung «Monitoring Umsetzung Beschaffungsstrategie» Beschaffungscontrolling Bundesverwaltung

Zweiter Teil

Mögliche Umsetzungsmassnahmen in den verschiedenen Phasen des Beschaf-fungsprozesses

Ablauf des Beschaffungsprozesses aus «Das öffentliche Beschaffungswesen auf einen Blick» von Aus- und Weiterbildung KBB

Allgemeine Massnahmen

Die Beschaffungs- und Bedarfsstellen fördern die Umsetzung der Beschaffungsstrategie der Bundesverwaltung indem sie deren Stossrichtungen entlang des gesamten Ablaufs des Beschaffungsverfahrens mitberücksichtigen.
Dabei stehen insbesondere die Förderung des Qualitätswettbewerbs, die Stärkung von Nachhaltigkeits- und Innovationsaspekten sowie die KMU-Verträglichkeit im Fokus. Diesen Punkten wird in für das jeweilige Beschaffungsprojekt geeigneter Weise entsprechend Rechnung getragen.
Die beschaffungsrechtlichen Grundsätze sind dabei stets einzuhalten.
Die Beschaffungs- und Bedarfsstellen sensibilisieren die mit den Beschaffungen betrauten Personen hinsichtlich den Inhalten und Zielen der Beschaffungsstrategie der Bundesverwaltung sowie bezüglich die Neuerungen des totalrevidierten Beschaffungsrechts und der «neuen Vergabekultur».
Die Beschaffungs- und Bedarfsstellen des Bundes nutzen die zur Verfügung stehenden Aus- und Weiterbildungsangebote des KBB und jene der KBOB sowie die juristische und administrative Beratung und Unterstützung des KBB.
Die Beschaffungs- und Bedarfsstellen fördern in ihren Beschaffungsprozessen die Digitalisierung sowohl in der bundinternen Zusammenarbeit als auch im Austausch mit den externen Anbietenden. Dies mit dem mittel- bis langfristigen Ziel, die Beschaffungsverfahren möglichst digital durchführen zu können.
Die Beschaffungs- und Bedarfsstellen gehen bei ihren Beschaffungen gemäss der harmonisierten Beschaffungslösung Bund (HBB) vor.
Bei Bedarf konsultieren die Beschaffungs- und Bedarfsstellen das Kompetenzzentrum öffentliches Beschaffungswesen KBB, die Fachstelle ökologische öffentliche Beschaffung des BAFU, das eidgenössische Büro für Gleichstellung oder weitere Experten- bzw. Fachstellen zur Klärung von bestehenden Fragen.

I) Einleiten des Beschaffungsverfahrens (1. Schritt)

Die Beschaffungs- und Bedarfsstellen ziehen zu einem möglichst frühen Zeitpunkt im Beschaffungsprozess Überlegungen hinsichtlich den Qualitäts-, Nachhaltigkeits- und Innovationsaspekten der zu beschaffenden Leistungen sowie der KMU-freundlichen Ausgestaltung des Beschaffungsverfahrens mit ein.
Überlegungen zu diesen Aspekten werden schon während der einleitenden Phase des Beschaffungsverfahrens mitberücksichtigt; z.B. im Rahmen der Bedarfsanalyse, einer allfälligen Beschaffungsmarktanalyse oder anderen, einleitenden Schritten.
Durch den Miteinbezug dieser Überlegungen z.B. bei einer Beschaffungsmarktanalyse kann früh geklärt werden, wie sich der Anbietermarkt gestaltet und wie der Leistungsbedarf in Bezug auf die Qualität, die Nachhaltigkeit, die Innovation und/oder die KMU-Verträglichkeit in möglichst vorteilhafter Weise abgedeckt werden könnte.
Damit werden bereits früh im Vergabeverfahren die Vorkehrungen getroffen bzw. die Grundlagen geschaffen, um diese Aspekte und Anliegen in den späteren Phasen des Beschaffungsprozesses zu berücksichtigen und entsprechend zu gewichten (z.B. bezüglich Wahl und Ausgestaltung des Beschaffungsverfahrens, der Ausschreibung bzw. der Ausschreibungsunterlagen oder dem Verfassen des Pflichtenhefts usw.)

II) Wahl des Beschaffungsverfahrens sowie allfälliger Beschaffungsinstrumente und -methoden
(2. Schritt)

Unter Berücksichtigung der gesetzlichen Vorgaben und in Abwägung des jeweiligen Beschaffungsgegenstandes (z.B. abhängig von Umfang und Komplexitätsgrad) wählen die Beschaffungs- und Bedarfsstellen ein Verfahren und allfällige Beschaffungsinstrumente / -methoden, welche die Umsetzung der Stossrichtungen der Beschaffungsstrategie unterstützen.
Die Beschaffungs- und Bedarfsstellen prüfen insbesondere die Anwendung der zur Verfügung stehenden Vergabeinstrumente / -methoden, welche die genannten Aspekte fördern können und nutzen diese situationsgerecht. Je nach Beschaffungsgegenstand können hierfür u.a. die nachstehenden Instrumente geeignet erscheinen:
- -Dialog (Art. 24 BöB)
- -Planungs- oder Gesamtleistungswettbewerb (Art. 22 BöB)
- -Studienauftrag (Art. 22 BöB)
- -Planerwahlverfahren (Art. 17 ff. BöB)
- -Funktionale Leistungsbeschreibung
- -Zwei-Couvert-Methode (Art. 37 Abs. 3 und Art. 38 Abs. BöB)

III) Erstellen der Ausschreibung und der Ausschreibungsunterlagen (3. Schritt)

Abhängig vom jeweiligen Beschaffungsgegenstand nehmen die Beschaffungs- und Bedarfsstellen in geeigneter Weise auf die Qualität-, die Nachhaltigkeit- und/oder die Innovation gerichtete Kriterien in die Ausschreibung oder die Ausschreibungsunterlagen auf und messen ihnen eine entsprechend hohe Bedeutung hinsichtlich ihrer Gewichtung zu.
In Bezug auf die Nachhaltigkeitsaspekte achten die Beschaffungs- und Bedarfsstellen auf die Einhaltung der zwingenden Teilnahmebedingungen gemäss Art. 12 BöB. Die Einhaltung der Arbeitsschutzbestimmungen, der Arbeitsbedingungen, der Lohngleichheit und des Umweltrechts wird konsequent eingefordert. Aufgrund einer Risikoabschätzung verlangen die Vergabestellen weitergehende Nachweise oder sehen Kontrollen z.B. in Form von Audits vor. (→ Selbstdeklaration)
Neben dem Preis einer Leistung formulieren die Bedarfs- und Beschaffungsstellen gemäss Art. 29 Abs. 1 BöB stets Qualitätsaspekte als Zuschlagskriterien.
Kriterien, welche die Nachhaltigkeit und die Innovation einer zu beschaffenden Leistung betreffen, bieten sich hier nach Möglichkeit besonders an, da diese Teilgehalte des Qualitätskriteriums sind.
Insbesondere bei der Beschaffung von nicht-standardisierten Leistungen werden Qualitäts-, Nachhaltigkeits- und Innovationskriterien verstärkt mitberücksichtigt.
Die Relevanzmatrix hilft relevante Nachhaltigkeitskriterien zu identifizieren.
Beim Verlangen von Referenzen wird je nach Anbietermarkt darauf geachtet, dass KMU oder innovative Startups nicht benachteiligt werden.
Die Beschaffungs- und Bedarfsstellen sehen technische Spezifikationen zum Schutz der Umwelt und der natürlichen Ressourcen vor (Art. 30 BöB).
Die Beschaffungs- und Bedarfsstellen gestalten die Beschaffungsverfahren nach Möglichkeit anbieterfreundlich und KMU-verträglich. Sie prüfen, ob z.B. einer oder mehrere der folgenden Punkte in der Ausschreibung und Ausschreibungsunterlagen festgelegt werden können: Zulassen von Varianten, Losen, Teilangeboten, Bietergemeinschaften und/oder den Beizug von Subunternehmen.

IV) Evaluation, Zuschlagsentscheid und Abschluss des Beschaffungsvertrages (5. und 6. Schritt)

Die Angebote werden auf Grundlage des gewählten Beschaffungsverfahrens bzw. der Ausschreibung und der Ausschreibungsunterlagen evaluiert und der Zuschlag erteilt.
Für den Abschluss der Beschaffungsverträge werden – sofern im vorliegenden Beschaffungsverfahren dies möglich und sinnvoll erschein – digitale Signaturen eingesetzt.
Nach Abschluss des Beschaffungsvertrags – während der Leistungserbringung – prüfen die Beschaffungs- und Bedarfsstellen, ob Kontrollen bezüglich der Einhaltung der Arbeitsschutzbestimmungen, der Arbeitsbedingungen, der Lohngleichheit, des Umweltrechts oder weiterer Anforderungen durchgeführt werden sollen (Art. 12 Abs. 2 und 5 BöB).

Das Cockpit Umsetzung Beschaffungsstrategie wird laufend ergänzt. Falls Sie Kenntnis von weiteren die Umsetzung der Beschaffungsstrategie der Bundesverwaltung unterstützenden Informationen (Merkblätter, Empfehlungen etc.) haben, kontaktieren Sie uns gerne per bkb@bbl.admin.ch.

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