Publié le 21 juin 2024
Cockpit pour la mise en œuvre de la stratégie de l'administration fédérale en matière d'acquisitions
La stratégie de l'administration fédérale en matière d'acquisitions («stratégie de mise en œuvre concernant la révision totale du droit des marchés publics 2021 – 2030») est entrée en vigueur en même temps que la loi et l'ordonnance révisées sur les marchés publics (LMP et OMP). Le Conseil fédéral y définit six axes stratégiques, à partir desquels il formule des objectifs pour la mise en œuvre du nouveau droit des marchés publics par l'administration fédérale d'ici 2030.
Les services d'achat et les services demandeurs de la Confédération sont chargés d'appliquer les directives de la stratégie en matière d'acquisitions dans le cadre de leurs objectifs opérationnels respectifs.
Le «cockpit pour la mise en œuvre de la stratégie de l'administration fédérale en matière d'acquisitions» constitue une aide et donne un aperçu des moyens auxiliaires, des instruments et des informations complémentaires disponibles pour la réalisation des axes stratégiques. La deuxième partie du cockpit présente des mesures générales de mise en œuvre pratique qui peuvent aider les utilisateurs tout au long des différentes étapes d'une procédure d'acquisition.
La stratégie de l'administration fédérale en matière d'acquisitions prévoit les six axes stratégiques suivants:
- acquisitions axées sur la qualité
- acquisitions durables
- acquisitions innovantes
- acquisitions favorables aux soumissionnaires
- processus d'acquisition numériques, standardisés et conviviaux
- réforme des rapports sur les marchés publics
Le Conseil fédéral charge les services d'achat et les services demandeurs de la Confédération de mettre en œuvre les directives de la stratégie en matière d'acquisitions dans leurs domaines de compétence respectifs. La Conférence des achats de la Confédération (CA) et la Conférence de coordination des services de la construction et des immeubles des maîtres d'ouvrage publics (KBOB) présentent dans leurs recommandations communes destinées aux directions des offices en vue de l'application de la stratégie de l'administration fédérale en matière d'acquisitions des mesures allant dans une même démarche au niveau supérieur ou stratégique.
Le «cockpit pour la mise en œuvre de la stratégie de l'administration fédérale en matière d'acquisitions» s'adresse en premier lieu à l'échelon opérationnel et présente les moyens auxiliaires, les instruments et les informations complémentaires disponibles pour chaque axe stratégique. Les informations référencées peuvent être utilisées pour mettre en œuvre les différents axes de la stratégie d'acquisitions en fonction de l'objet du marché et de la procédure correspondante.
Le cockpit se compose de deux parties: la première indique les moyens auxiliaires, instruments et informations complémentaires susceptibles d'aider les utilisateurs à appliquer les axes de la stratégie de l'administration fédérale en matière d'acquisitions. La seconde présente des mesures générales qui peuvent être utiles dans la mise en œuvre des différentes étapes d'une procédure d'acquisition.
L'harmonisation des législations fédérale, cantonale et communale constituait un des objectifs centraux de la révision totale du droit des marchés publics (→ voir aussi à ce sujet l'accord intercantonal sur les marchés publics [AIMP]). Le cockpit renvoie donc parfois à des aides et informations élaborées en collaboration avec les cantons ou les communes. Le guide commun pour les marchés publics TRIAS revêt également une importance capitale pour la poursuite de l'harmonisation en matière d'application des législations révisées.
Première partie
1. Bases
- Informations générales sur la stratégie de l’administration fédérale en matière d’acquisitions
- Guide commun pour les marchés publics TRIAS
Bases légales
- Loi fédérale sur les marchés publics (LMP)
- Ordonnance sur les marchés publics (OMP)
- Ordonnance sur l’organisation des marchés publics de l’administration fédérale (Org-OMP)
- Ordonnance concernant la gestion de l’immobilier et la logistique de la Confédération (OILC)
- Accord intercantonal sur les marchés publics (AIMP)
Informations générales
- Fiche d’information «Nouvelle culture en matière d'adjudication: la concurrence axée sur la qualité, la durabilité et l'innovation au cœur du droit révisé sur les marchés publics»
- Portail d’achats de l’Administration fédérale
- Plateforme de connaissances sur les achats publics responsables (PAP)
- Guide romand pour les marchés publics
- KBOB - Contrats-types et recueils de documents
- Moyens auxiliaires et modèles du Centre de compétence des marchés publics CCMP
- Recommandations aux services d’achat et aux services de la construction et des immeubles de la Confédération « Promotion du plurilinguisme dans le domaine des marchés publics »
Recommandations pour la mise en œuvre de la stratégie en matière d'acquisitions au niveau de la direction
Informations sur le monitoring de mise en œuvre de la stratégie de l'administration fédérale en matière d'acquisitions
Offres de formation et de perfectionnement dans le domaine des marchés publics
2. Aperçu des moyens auxiliaires, instruments et informations complémentaires pour chaque axe stratégique
Remarque préliminaire: les axes 1 à 3 de la stratégie de l'administration fédérale en matière d'acquisitions mentionnés ci-dessous (→ promotion de la qualité, de la durabilité ainsi que de l'innovation) se recoupent en partie. Ainsi, la durabilité et l'innovation peuvent être considérées comme des critères inhérents à la qualité. Par conséquent, les informations disponibles pour ces axes sont parfois redondantes.
I) Objectifs stratégiques en matière d'acquisitions
Objectifs selon la Stratégie de l'administration fédérale en matière d'acquisitions
- Les prestations de construction ainsi que les biens et les services sont adjugés sur la base d'exigences de qualité adéquates et appropriées. Les critères de qualité des prestations occupent une place plus importante dans l'évaluation des offres.
- Lors de l'acquisition de prestations non standardisées, les services d'achat et les services demandeurs prennent toujours en compte, outre le prix, les critères d'adjudication liés à la qualité et accordent une attention élevée à la qualité des prestations
- Les services d'achat et les services demandeurs utilisent la marge de manœuvre dont ils disposent pour choisir des critères appropriés, en tenant compte des caractéristiques de l'objet du marché. Cette approche vise à assurer une évaluation différenciée et adaptée des critères de qualité.
II) Moyens auxiliaires, instruments et informations complémentaires pour cet axe stratégique
Informations principales
Informations complémentaires
Généralités
- Plateforme de connaissances sur les achats publics responsables (PAP)
- Fiche d’information TRIAS « Dialogue »
- Directives du DFF relatives aux procédures de concours ou de mandats d’étude parallèles
- Guide romand «Caractéristiques des concours et des mandats d'étude parallèles»
Pour les biens et services
- Appels d’offres fonctionnels: mode d’emploi
- CCMP - Notice Critères d'aptitude et spécifications techniques
- CCMP- Notice Analyse de marché
- Enregistrement vidéo de l'événement spécial du 29 juin 2022 «Innovation et droit des marchés publics» (en allemand)
- Modèles et outils du KBB pour l'élaboration des documents d'appel d'offres
Pour la construction
- Guide de la KBOB concernant l’acquisition de prestations globales
- Guide de la KBOB concernant la mise en œuvre des procédures de concours ou de mandats d’étude parallèles
- Guide de la KBOB concernant la procédure d’adjudication avec dialogue pour les prestations d'études et de réalisation dans le domaine de la construction
I) Objectifs stratégiques en matière d'acquisitions
Objectifs selon la Stratégie de l'administration fédérale en matière d'acquisitions
- Dans le domaine des marchés publics, les deniers publics sont utilisés de manière durable sur le plan économique, écologique et social.
- Les prestations acquises répondent à de hautes exigences économiques, écologiques et sociales tout au long de leur cycle de vie.
- Les services d'achat et les services demandeurs prennent en compte les aspects de durabilité tout au long du processus d'acquisition.
- Les services d'achat et les services demandeurs formulent en principe des spécifications techniques, des critères d'aptitude et des critères d'adjudication appropriés, axés sur la durabilité et adaptés à l'objet du marché.
II) Moyens auxiliaires, instruments et informations complémentaires pour cet axe stratégique
Informations principales
Informations complémentaires
Généralités
- Fiche d’information TRIAS «Développement durable dans les marchés publics»
- Fiche d’information TRIAS « Critères d’adjudication »
- Fiche d’information TRIAS « Dialogue »
- Fiche d’information TRIAS « Prestations standardisées »
- Directives du DFF relatives aux procédures de concours ou de mandats d’étude parallèles
- Guide romand «Caractéristiques des concours et des mandats d'étude parallèles»
Pour les biens et services
Pour la construction
- KBOB - Cockpit Gestion immobilière durable
- Principes directeurs et fiches d’information de la KBOB sur la thématique «Gestion immobilière durable»
- Guide de la KBOB « Gestion Immobilière durable »
- Guide de la KBOB concernant l’acquisition de prestations globales
- Guide de la KBOB concernant la mise en œuvre des procédures de concours ou de mandats d’étude parallèles
- Guide de la KBOB concernant la procédure d’adjudication avec dialogue pour les prestations d'études et de réalisation dans le domaine de la construction
- Fiche d’information de la KBOB SNBS 2.1 Bâtiment
- Fiche d’information de la KBOB SNBS Infrastructure
- Recommandation de la KBOB 2021/3 Achats durables dans la construction – partie infrastructure
- Recommandation de la KBOB 2020/1 Construction durable en bois
- Recommandation de la KBOB 2020/3 Construction en bois dans la stratégie immobilière
- Données écobilans dans la construction
- Recommandation 2008/1 :2017 La construction durable dans les contrats d’études et les contrats de réalisation
- Recommandation de la KBOB 2019/1 Infiltration et rétention des eaux pluviales en milieu bâti
- Podcast de la KBOB sur le thème de la durabilité selon le droit révisé des marchés publics
I) Objectifs stratégiques en matière d'acquisitions
Objectifs selon la Stratégie de l'administration fédérale en matière d'acquisitions
- L'acquisition de solutions innovantes est encouragée. Dès la définition des besoins, il s'agit de vérifier s'il existe des variantes de mise en œuvre pour lesquelles des solutions innovantes semblent pertinentes.
- Les procédures d'adjudication mettent l'accent sur l'innovation. Les services d'achat et les services demandeurs organisent en principe les procédures d'adjudication de telle sorte que des solutions innovantes puissent être soumises.
- Ils choisissent des critères favorisant les solutions innovantes.
- Les prestations particulièrement durables et respectueuses des ressources sont activement soutenues au moyen d'acquisitions innovantes.
II) Moyens auxiliaires, instruments et informations complémentaires pour cet axe stratégique
Informations principales
- Fiche d’information «Nouvelle culture en matière d'adjudication: la concurrence axée sur la qualité, la durabilité et l'innovation au cœur du droit révisé sur les marchés publics »
- Plateforme de connaissances sur les achats publics responsables (PAP)
- Directives du DFF relatives aux procédures de concours ou de mandats d’étude parallèles
- Fiche d’information TRIAS « Critères d’adjudication »
- Fiche d’information TRIAS « Développement durable dans les marchés publics »
- Fiche d’information TRIAS « Dialogue »
- Fiche d’information TRIAS « Prestations standardisées »
- Guide romand «Caractéristiques des concours et des mandats d'étude parallèles»
Informations complémentaires
Pour les biens et services
- Enregistrement vidéo de l'événement spécial du 29 juin 2022 «Innovation et droit des marchés publics» (en allemand)
- CCMP – Appels d’offres fonctionnels: mode d’emploi
- CCMP – Convention régissant le dialogue
- CCMP – Notice Indemnisation pour la participation au dialogue
- Divers modèles et outils du KBB pour l'élaboration des documents d'appel d'offres
Pour la construction
- Guide de la KBOB concernant la mise en œuvre des procédures de concours ou de mandats d’étude parallèles
- Guide de la KBOB concernant la procédure d’adjudication avec dialogue pour les prestations d'études et de réalisation dans le domaine de la construction
- Guide de la KBOB concernant l’acquisition de prestations globales
- Guide de la KBOB concernant la mise en œuvre des procédures de concours ou de mandats d’étude parallèles
I) Objectifs stratégiques en matière d'acquisitions
Objectifs selon la Stratégie de l'administration fédérale en matière d'acquisitions
- Les soumissionnaires, en particulier les PME, peuvent déposer leurs offres de manière simplifiée grâce à une application homogène des législations en matière de marchés publics, harmonisées aux niveaux fédéral et cantonal.
- Les autorités responsables des acquisitions organisent en principe les procédures d’adjudication de manière à ce que les PME soient aussi en mesure d'y participer.
- Les services d'achat et les services demandeurs s'engagent dans la mesure du possible à organiser des procédures d’adjudication favorables aux soumissionnaires et à maintenir les charges administratives à un niveau faible.
II) Moyens auxiliaires, instruments et informations complémentaires pour cet axe stratégique
Généralités
- Fiche d’information TRIAS « Critères d’adjudication »
- Notice de la CA / KBOB: communautés de soumissionnaires
- CCMP - La constitution de lots dans les marchés publics
- CCMP - Communauté de soumissionnaires – Procuration relative à l’appel d’offres public
- CCMP - Marche à suivre sous-traitants et communautés de soumissionnaires
- Fiche d’information de la CA / KBOB concernant le recours à des sous-traitants
I) Objectifs stratégiques en matière d'acquisitions
Objectifs selon la Stratégie de l'administration fédérale en matière d'acquisitions
- Les processus d'acquisition sont harmonisés et standardisés au sein de l'administration fédérale, ils sont efficaces et suivent un flux de travail numérisé et convivial.
- Les services d'achat et les services demandeurs de la Confédération contrôlent la participation des fournisseurs grâce à un système de gestion des fournisseurs national systématiquement intégré.
- Les services d'achat et les services demandeurs favorisent une collaboration numérique au sein de l'administration fédérale et avec les soumissionnaires.
- Les compétences sont déléguées en fonction de la situation et dans le respect des dispositions en vigueur.
II) Moyens auxiliaires, instruments et informations complémentaires pour cet axe stratégique
Généralités
Pour la construction
- Recommandations de la KBOB concernant l’utilisation du BIM
- Fiche d’information de la KBOB – Traitement des données lors de l’utilisation du BIM
- Annexe contractuelle Application de la méthode BIM aux prestations de mandataires généraux dans le secteur du bâtiment
- Annexe contractuelle Application de la méthode BIM dans la construction d'infrastructures et le génie civil
I) Objectifs stratégiques en matière d'acquisitions
Objectifs selon la Stratégie de l'administration fédérale en matière d'acquisitions
- Les rapports sur les marchés publics sont clairs, cohérents et réguliers.
- À l'avenir, les différents rapports et outils utilisés pour établir les rapports seront limités et regroupés.
- Le controlling des achats permet non seulement d'établir les rapports, mais également d'assurer un pilotage stratégique et de soutenir la conduite.
II) Moyens auxiliaires, instruments et informations complémentaires pour cet axe stratégique
Généralités
Deuxième partie
Étapes du processus d'acquisition tirées du dépliant «Les marchés publics en un clin d'œil», publié par Formation et perfectionnement du CCMP Mesures générales
- Les services d'achat et les services demandeurs soutiennent la mise en œuvre de la stratégie de l'administration fédérale en matière d'acquisitions en tenant compte des axes pertinents à toutes les étapes du processus d'acquisition.
- Il s'agit notamment d'encourager la concurrence axée sur la qualité, de renforcer les aspects de durabilité et d'innovation et de faciliter la participation des PME aux marchés publics de la Confédération. Ces points sont pris en compte dans chaque projet d'acquisition.
- Les principes du droit des marchés publics doivent toujours être respectés.
- Les services d'achat et les services demandeurs sensibilisent les responsables des achats aux contenus et aux objectifs de la stratégie de l'administration fédérale en matière d'acquisitions, aux nouveautés apportées par la révision totale du droit des marchés publics et à la «nouvelle culture en matière d'adjudication».
- Les services d'achat et les services demandeurs de la Confédération bénéficient des formations et des perfectionnements proposés par le CCMP et la KBOB ainsi que des conseils et du soutien juridique et administratif du CCMP mis à leur disposition.
- Dans le cadre de leurs acquisitions, les services d'achat et les services demandeurs encouragent la numérisation, tant dans le cadre de la collaboration interne à la Confédération que dans les échanges avec les fournisseurs externes, l'objectif à moyen ou à long terme étant afin d'exécuter des procédures de manière aussi électronique que possible.
- Les services d'achat et les services demandeurs procèdent à leurs acquisitions conformément à la solution harmonisée en matière d'acquisitions pour la Confédération (HBB).
- En cas de besoin, ils consultent le Centre de compétence des marchés publics de la Confédération (CCMP), le service spécialisé des marchés publics écologiques de l'OFEV, le Bureau fédéral de l'égalité entre femmes et hommes ou d'autres experts ou services spécialisés pour clarifier d'éventuelles questions.
I) Lancement de la procédure d'acquisition (1re étape)
- Les services d'achat et les services demandeurs mènent des réflexions sur les critères de qualité, de durabilité et d'innovation des prestations à acquérir ainsi que sur la conception de la procédure adaptée aux PME, et ce le plus tôt possible dans le processus d'acquisition.
- Ces réflexions doivent être menées dès la phase de préparation de l'acquisition, par exemple dans le cadre de l'analyse des besoins, d'une éventuelle analyse du marché ou d'autres étapes préliminaires.
- Intégrer ces réflexions, par exemple à une étude de marché, permet de clarifier très tôt comment se présente le marché des prestataires et comment les besoins pourraient être couverts de la manière la plus avantageuse possible concernant la qualité, la durabilité, l'innovation ou la compatibilité avec les PME.
- Cette manière de procéder permet d'intervenir ou de créer les bases suffisamment tôt dans la procédure d'acquisition afin de tenir compte de ces critères et de ces réflexions dans les phases ultérieures du processus et de les pondérer en conséquence (par ex. choix et conception de la procédure de marché, de l'appel d'offres ou des documents d'appel d'offres, rédaction du cahier des charges, etc.).
II) Choix de la procédure et des éventuels outils et méthodes d'acquisition (2e étape)
- Les services d'achat et les services demandeurs choisissent une procédure et d'éventuels outils ou méthodes qui soutiennent l'application des axes de la stratégie en matière d'acquisitions tout en tenant compte des dispositions légales et en évaluant l'objet du marché en question (par ex., son volume et son degré de complexité).
- Ils examinent en particulier les instruments disponibles et les méthodes d'adjudication qui sont susceptibles de favoriser les aspects susmentionnés et les utilisent en fonction de la situation. Les instruments ci-dessous s'avèrent appropriés suivant l'objet du marché, notamment:
- le dialogue (art. 24 LMP)
- le concours ou le concours portant sur les études et la réalisation (art. 22 LMP)
- le mandat d'étude parallèle (art. 22 LMP)
- la mise en concurrence pour le choix d'un mandataire (art. 17 ss LMP)
- la description fonctionnelle des prestations
- la méthode des deux enveloppes (art. 37, al. 3, et art. 38, al. 4, LMP)
III) Élaboration de l'appel d'offres et des documents d'appel d'offres (3e étape)
- Les services d'achat et les services demandeurs tiennent compte de l'objet du marché et intègrent les critères de qualité, de durabilité et d'innovation à l'appel d'offres ou aux documents d'appel d'offres, et leur accordent l'importance correspondante en fonction de leur pondération.
- En ce qui concerne les critères de durabilité, les services d'achat et les services demandeurs veillent au respect des conditions de participation obligatoires mentionnées à l'art. 12 LMP. Le respect des dispositions relatives à la protection des travailleurs, des conditions de travail, de l'égalité salariale entre femmes et hommes et du droit de l'environnement est systématiquement exigé. Sur la base d'une évaluation des risques, l'adjudicateur requiert des preuves supplémentaires ou prévoit des contrôles, par exemple sous la forme d'audits (→ Déclaration du soumissionnaire).
- Conformément à l'art. 29, al. 1, LMP, les services d'achat et les services demandeurs définissent toujours, outre le prix, des critères de qualité comme critères d'adjudication.
- Les critères relatifs à la durabilité et à l'innovation d'une prestation à acquérir sont d'autant plus pertinents qu'ils font partie intégrante des critères de qualité.
- Les critères de qualité, de durabilité et d'innovation sont davantage pris en compte, en particulier dans le cadre de l'acquisition de prestations non standardisées.
- La matrice de pertinence aide à identifier les critères de durabilité pertinents.
- Lorsqu'il demande des références, l'adjudicateur veille, en fonction du marché des fournisseurs, à ne pas désavantager les PME ou les start-up innovantes.
- Les services d'achat et les services demandeurs prévoient des spécifications techniques permettant de préserver les ressources naturelles ou de protéger l'environnement (art. 30 LMP).
- Dans la mesure du possible, les services d'achat et les services demandeurs conçoivent les procédures d'acquisition de manière à ce qu'elles soient favorables aux fournisseurs et aux PME. Ils vérifient si, par exemple, un ou plusieurs des points suivants peuvent être définis dans l'appel d'offres et les documents y relatifs: autorisation des variantes, constitution de lots, acceptation des offres partielles, admission des communautés de soumissionnaires ou autorisation du recours à des sous-traitants.
IV) Évaluation, adjudication et conclusion de la procédure (5e et 6e étapes)
- Les offres sont évaluées et le marché est attribué sur la base de la procédure d'adjudication choisie, de l'appel d'offres ou des documents d'appel d'offres.
- Pour la conclusion des contrats d'acquisition, on utilise les signatures numériques dans la mesure où cela s'avère possible et judicieux dans le cadre de la procédure en question.
- Après la conclusion du contrat et pendant son exécution, les services d'achat et les services demandeurs examinent s'il y a lieu de procéder à des contrôles concernant le respect des dispositions relatives à la protection des travailleurs, des conditions de travail, de l'égalité salariale entre femmes et hommes et du droit de l'environnement ou d'autres exigences (art. 12, al. 2 et 5, LMP).
Le cockpit pour la mise en œuvre de la stratégie de l'administration fédérale en matière d'acquisitions est mis à jour régulièrement. Si vous connaissez d'autres informations utiles pour appliquer la stratégie de l'administration fédérale en matière d'acquisitions (notices, recommandations, etc.), n'hésitez pas à nous contacter à l'adresse bkb@bbl.admin.ch.